la pragmatique attitude illustrée

Que faire lorsque vous n’avez plus assez de temps pour finir votre prise de parole en public

Vous avez fignolé votre présentation.

Mais voilà,  au moment de commencer, votre hôte ne vous accorde que la moitié du délai qui vous étais imparti…

Ou bien, vous êtes au milieu de votre démonstration lorsque vous vous rendez compte que les questions abondent, vous avez déjà commencé en retard et vous allez manquer de temps!

Pas de panique, voici comment prendre confiance en soi et bien communiquer, en dépit des imprévus.

1 Utilisation d’un plan chronométré

Peu importe votre sujet, il sera toujours flexible, c’est-à-dire que vous pouvez toujours abréger (raccourcir votre session) ou vous préparer à la rallonger selon les circonstances. Voici quelques manières de vous assurer que votre communication s’imbriquera correctement dans le timing de la journée malgré les aléas de l’organisation.

Lorsque vous créez le plan de votre allocution, vous devez inclure des évaluations de temps à côté de chaque section (les miennes sont inscrites en bleu dans les marges)

Un plan structuré et hiérarchisé  sera plus facile à mesurer qu’un long roman décousu écrit en paragraphes…

Répétez votre présentation et notez les évaluations de temps (deux minutes pour l’introduction, cinq minutes pour section I, sept minutes pour section II, etc.)

Lorsque vous êtes arrivé à la fin, additionnez les valeurs et déterminez si vous devez ajouter ou soustraire à telle ou telle section afin de la transformer et l’adapter au créneau horaire.

Si vous devez modifier sérieusement afin d’entrer dans un laps de temps différent, votre présentation sera affectée, vous devrez peut-être élaborer des contenus autonomes de court, moyen ou longue durée.

2 Déplacer l’information en fonction de sa priorité

Si vous remarquez, au milieu de votre conférence, que vous allez être à court de temps, vous pouvez avoir à transférer une partie de votre contenu.

Par exemple, si les points importants sont à la fin de la présentation, c’est le moment de les avancer. Dès que vous notez que vous allez être « short », commencer à changer l’ordre de vos sections.

Lors de la création et de la pratique de votre prise de parole, pensez à la façon dont vous allez gérer cette situation. La structure de votre plan devrait permettre de voir facilement les articles à supprimer ou prioriser.

Si vous devez omettre quelque chose que vous estimez important, pensez à recueillir les cartes de visite de l’assistance et offrez-leur le contenu additionnel par E-mail.

3 Documentation additionnelle

Il y a généralement de l’information que nous voulons partager, mais que nous ne voulons pas nécessairement inclure dans notre présentation « live ». Vous pourriez avoir quelques articles pertinents pour compléter votre atelier, ou vous pouvez avoir des cartes et graphiques que vous n’ayez ni le temps ni la technologie pour projeter.

Utilisez à bon escient ces documents. Si le matériel n’a pas besoin d’être utilisé pendant votre discours, alors laissez les documents au fond de la salle pour que les auditeurs les prennent à la sortie. Si vous choisissez de les mettre sur les sièges avant de commencer, vous devez tenir compte du fait que le public peut prendre le temps de le lire et ne pas porter son attention à votre parole.

Vos documents devraient toujours inclure vos informations de contact et un lien à votre site web. Assurez-vous que toutes les ressources et références sont claires et faciles à lire ; employez les graphiques appropriés, laissez beaucoup d’espace, ne surcharger pas le texte ; Rendez vos documents concis et appropriés à votre communication. Autrement, ils finiront en haut dans le casier de réutilisation !

Suivez ces suggestions, et vous serez toujours préparé, peu importe que vous disposiez de beaucoup (ou peu) de temps imparti et quelque soient les circonstances de vos communications d’entreprise.
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